As empresas familiares constituem um dos pilares fundamentais da economia nacional e global, sendo responsáveis por quase 80% do tecido empresarial português, 65% do PIB nacional e cerca de 50% do emprego em Portugal. Esta realidade demonstra a sua relevância não apenas como geradoras de riqueza, mas como motores de estabilidade social e coesão territorial.

Ao contrário da perceção comum, nem todas as empresas familiares são pequenas ou pouco profissionalizadas. Muitas destacam-se pela cultura de liderança pelo exemplo e focada na transmissão de valores enraizados: na preservação do conhecimento, na tradição da qualidade, sentido de pertença, rigor e resiliência.

Principal Desafio das Famílias Empresárias

As empresas familiares enfrentam desafios únicos relacionados à intersecção entre negócios, propriedade e relações familiares.

Diferenças de opinião e conflitos são inevitáveis numa família, mas numa empresa familiar, estas divergências podem ter impactos significativos nos negócios, como por exemplo, num momento de fusão, aquisição ou grandes investimentos. O protocolo familiar é uma solução ao alcance de todas as empresas familiares para mediação e resolução de conflitos deste foro, antecipando e prevenindo que disputas pessoais interfiram na operação da empresa.

O planeamento da sucessão é um dos desafios mais críticos. Garantir uma transição harmoniosa e bem estruturada entre gerações é essencial para assegurar a continuidade, a estabilidade e o sucesso a longo prazo da empresa. Sem um planeamento adequado, este processo pode despoletar conflitos, instabilidade e decisões impulsivas que colocam em risco tanto o património empresarial como os laços familiares.

É neste contexto que o Protocolo Familiar pode ser decisivo para cristalizar um diálogo construtivo entre a família e a empresa, evitando que ambas as esferas se confundam ou contaminem.

Importância do Protocolo Familiar

O Protocolo Familiar assume um papel estratégico e insubstituível. O documento jurídico formaliza os compromissos mútuos dos membros da família relativamente à empresa, definindo diretrizes claras sobre o modelo de governo empresarial, a entrada de novos membros, a preparação da sucessão da liderança e resolução de eventuais conflitos. Na prática, é um instrumento de coesão familiar e previsibilidade, que protege o negócio de tensões familiares e trabalha num alinhamento intergeracional.

O desenvolvimento de um Protocolo Familiar envolve os membros da Família Empresária, no todo ou em parte, e, sempre que possível e por motivos de imparcialidade, uma ou duas pessoas que não sendo parte da família, a conhecem muito bem ou à empresa familiar.

Um Protocolo familiar eficaz tem em consideração a definição dos valores e missão da família, as regras de governo e políticas de sucessão. De seguida, vamos explorar as etapas de elaboração do protocolo familiar.

Valores e visão da empresa

Definir quais serão os princípios e a visão da família empresária é um passo essencial para orientar decisões operacionais, estratégicas e comportamentos, garantindo coerência e continuidade na condução do negócio ao longo das gerações. É fundamental alinhar expetativas, objetivos e debater o significado de cada valor para os diferentes membros, que ajudará na construção de uma identidade forte e unificada, indispensável para momentos de crise ou de transição.

Além de facilitar a comunicação interna e externa, promove transparência e confiança a todas as partes envolvidas. Fornece critérios e soluções para resolver dilemas do foro familiar que podem impactar decisões relativas à empresa e divergências sobre o negócio
que poderão afetar relações familiares.

Estrutura de governance

O Protocolo Familiar também dita as regras relativas aos órgãos complementares das empresas familiares: o Conselho de Família e a Assembleia da Família, mais concretamente, a composição, competência, poderes, periocidade de reuniões e maiorias para a aprovação de matérias. O protocolo deve estabelecer as regras que regem a tomada de decisão para que todos os membros sejam ouvidos e que a decisão final seja consensual, regras de gestão da empresa e política de sucessão.

Políticas de emprego familiar

As políticas de emprego familiar dizem respeito aos critérios de contratação nas empresas familiares, mas também ao sistema de avaliação de desempenho baseado em determinados critérios, objetivos e políticas de remuneração, às qualificações, experiência e competências necessárias para novos elementos serem admitidos.

Não obstante, o Protocolo familiar define os critérios relacionados aos programas de formação para sócios, herdeiros e outros elementos, no sentido de assegurar que as pessoas têm os conhecimentos necessários para desempenharem com boa performance as suas funções. Além disto, define as regras que devem nortear a atuação dos Sócios e dos Gestores, direitos e responsabilidades dos membros da família que trabalham na empresa.

Proteção património familiar

Questões como a distribuição de lucros, a venda de ações ou a gestão do património familiar podem ser uma fonte
de conflito. Nestes casos, o protocolo familiar define regras claras para esta distribuição alinhando as expectativas e interesses de todos os membros, garantindo que os bens e recursos acumulados pelas várias gerações permaneçam dentro da família, assegurando a estabilidade financeira dos membros presentes, futuros e o legado familiar. A preparação do Protocolo Familiar deve ser acompanhada de aconselhamento fiscal e ter em conta limitações impostas por regras legais sucessórias.

Preparação e implementação do protocolo

À medida que mais elementos da família estão envolvidos na empresa, a complexidade familiar e o desalinhamento de interesses e expectativas aumenta. O protocolo pode ajudar a integrar essas pessoas, como também proporcionar um ambiente com estrutura e organização, onde todos conhecem o seu papel e responsabilidades.

O processo de preparação do protocolo familiar deve ser iniciado num momento estável e de consenso dentro da família.
É crucial que todos os membros da família mantenham uma comunicação aberta e transparente com reuniões regulares, orientada e, onde todas as decisões e divergências sejam devidamente documentadas. Estes passos são relevantes para assegurar que as decisões são tomadas de forma eficaz e, que todos os envolvidos compreendem as etapas e objetivos do processo.

Etapas do Protocolo Familiar

A primeira etapa é o pré-mapeamento, uma reunião com sócios e familiares onde se organiza documentos como acordos, contratos e atas de reuniões. O mapeamento é a segunda etapa e, onde a documentação e dados recebidos sobre a família e o negócio são analisados ao detalhe. A etapa da implantação diz respeito ao processo de realização do documento com reuniões lado a lado dos membros familiares, através de um esboço elaborado previamente, baseado nas informações analisadas e no roteiro estruturado. A entrega do protocolo pressupõe a validação e assinatura do protocolo.

A IVENS é uma Empresa Familiar que desenvolve administradores, Acionistas, Membros de Gestão de Topo, Famílias Empresárias e Sócios de Firmas de Serviços Profissionais em Portugal, Angola e Moçambique em Corporate Governance.

O Governance Familiar é a temática chave no Curso Creating an Ever-Lasting Business Family que se centra em problemáticas como a preparação da liderança, sucessão, protocolo familiar, execução estratégica, pagamento de dividendos e processos de tomada de decisão. A segunda edição do curso tratará de temas que ajudarão estas famílias a manter a harmonia familiar e o desenvolvimento do negócio.