O papel do Secretário da Sociedade tem vindo a evoluir de forma significativa, passando de uma função meramente administrativa para um elemento essencial na estrutura de governance das organizações. Atualmente, este profissional é conhecido como um guardião do conhecimento corporativo, promotor de boas práticas e um facilitador crítico na eficácia do Conselho de Administração.

O Novo Perfil do Secretário da Sociedade

Tradicionalmente visto como responsável pela documentação e cumprimento legal, o Secretário da Sociedade assumiu um papel mais abrangente. Atualmente, integra a equipa de governance e responde por múltiplas funções estratégicas, incluindo:

• Garantir o cumprimento da legislação e regulamentação aplicável;
  
• Manter registos obrigatórios e preparar documentação para os reguladores;
  
• Apoiar o Conselho na implementação de políticas e processos;
  
• Prestar aconselhamento imparcial a todos os membros do Conselho;
  
• Assegurar a qualidade da informação prévia às reuniões;
  
• Organizar avaliações de desempenho do Conselho, Comissões e CEO;
  
• Apoiar programas de indução e formação contínua dos administradores.
  

Função Estratégica e Dever Fiduciário

O Secretário da Sociedade tem o dever fiduciário de agir com boa-fé e no melhor interesse da organização. Pode, tal como os administradores, ser responsabilizado por incumprimentos. Para além disso, atua como elo de ligação entre o Conselho de Administração, Acionistas, Stakeholders e outras partes interessadas, assegurando a coerência na comunicação e alinhamento de expectativas.

Quatro Linhas de Visão Estratégica

Para que o Conselho mantenha a sua eficácia, o Secretário deve promover e sustentar quatro dimensões essenciais de visão:

• Hindsight: retirar ilações e aprendizagens de ações e decisões do passado para informar decisões futuras;
  
• Insight: promover o conhecimento profundo da organização, incluindo os seus motores financeiros, diferenciação competitiva e contexto externo;
  
• Oversight: garantir a supervisão robusta e mecanismos eficazes de accountability;
  
• Foresight: antecipar tendências futuras, ameaças e oportunidades que impactem a sustentabilidade e competitividade da organização.
  

Avaliação, Sucessão e Indução

Em articulação com o Presidente do Conselho, o Secretário da Sociedade deve coordenar avaliações de desempenho dos administradores e do CEO, recorrendo a feedback 360º, entrevistas e questionários. A par disso:

• Apoia a definição de expectativas claras para os membros do Conselho;
  
• Organiza formação contínua personalizada;
  
• Gere transições de membros que já não correspondem às exigências do cargo.
  

A sucessão, especialmente do CEO, é uma responsabilidade central. Cabe ao Secretário assegurar um plano estruturado que identifique talentos internos e prepare eventuais sucessores externos.

No acolhimento de novos administradores, o processo de indução não se deve limitar a documentos informativos, mas sim decorrer ao longo de 18 a 24 meses. Este deve incluir:

• Formação formal sobre a organização e o setor;
  
• Atribuição de um mentor do Conselho;
  
• Visitas às operações;
  
• Sessões regulares de feedback.
  

Gestão de Risco e Envolvimento Estratégico

A pandemia de COVID-19 expôs fragilidades nos modelos tradicionais de gestão de risco, frequentemente teóricos e pouco acionáveis. Muitos Conselhos mostraram-se despreparados para lidar com riscos emergentes. Neste contexto, o Secretário da Sociedade deve:

• Incentivar e ajudar o Conselho a compreender e desafiar o seu apetite pelo risco;
  
• Cultivar uma abordagem proativa à identificação de riscos estratégicos;
  
• Identificar e transformar ameaças em oportunidades competitivas;
  
• Assegurar que a cultura de risco é coerente com a estratégia empresarial vigente.
  

Com os Conselhos focados em navegar contextos de incerteza, o papel do Secretário deve continuar a evoluir, o que implica expandir o seu papel de facilitador para incluir competências de liderança na gestão de riscos, foresight, avaliação e sucessão e, contribuir ativamente para decisões estratégicas, sem abandonar as funções tradicionais de compliance.

Para além da função individual do Secretário, as equipas de Secretariado têm um papel vital. São responsáveis por:

• Garantir o alinhamento com os princípios de boa governance;
  
• Rever e validar divulgações em relatórios anuais e intercalares;
  
• Gerir informação sensível e listas de insiders;
  
• Monitorizar potenciais conflitos de interesse entre administradores;
  
• Apoiar avaliações internas e externas ao Conselho;
  
• Coordenar revisões de desempenho de prestadores de serviços;
  
• Fornecer atualizações regulatórias frequentes e relatórios trimestrais;
  
• Atuar como ponto de ligação entre o Conselho, a gestão, acionistas, reguladores e auditores.
  

Serviços de Secretariado Externos

Em organizações com recursos limitados ou estruturas complexas, é recomendável o recurso a serviços de secretariado externos. Estes profissionais especializados garantem:

• Conformidade legal e regulatória;
  
• Implementação de práticas de governance modernas;
  
• Apoio à eficácia do Conselho;
  

Em suma, a crescente complexidade regulatória e as exigências de uma governance eficaz tornam o papel do Secretário da Sociedade, seja interno ou externo, essencial para a resiliência, transparência e sustentabilidade das organizações. Investir nesta função é investir na qualidade da tomada de decisão e na credibilidade da liderança no board de qualquer organização.